Tietosuojaseloste – Metal Club Mökän jäsenrekisteri

 

• Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä: Metal Club Mökä ry (”Yhdistys”)

Osoite: PL 69, 02150 Espoo

Sähköposti: hallitus [at] mcmoka [piste] fi

Yhteyshenkilö: Jäsenrekisterivastaava Henrik Romppainen

 

• Rekisteröidyt

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

 

• Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”), jonka Yhdistykselle tuottaa Yhdistysavain.

 

Yhdistyslain (503/1989 11§) mukaan Yhdistyksellä on lakisääteinen velvoite kerätä Rekisteröidyltä tieto koko nimestä ja kotipaikasta. Sähköpostiosoitetta käytetään Yhdistyksen ja Rekisteröidyn väliseen viestintään sekä jäsentietojen ylläpitoon. Aalto-yliopiston ylioppilaskunta ("AYY") velvoittaa Yhdistystä keräämään tiedon AYY:n jäsenyydestä toiminta-avustusta varten. Tiedon lempimusiikista Rekisteröity voi antaa vapaaehtoisesti näin halutessaan, ja sitä käytetään keräämään anonyymejä tilastoja Yhdistyksen lempimusiikista.

 

• Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisteriin kerätään seuraavia henkilötietoja:

• Rekisteröidyn täydellinen nimi
• Kotipaikkakunta
• Sähköpostiosoite
• AYY:n jäsenyys (kyllä/ei)
• Parasta musiikkia

 

Tiedoista Rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite ja AYY:n jäsenyys ovat pakollisia tietoja, muut tiedot annetaan Rekisteröidyn halutessa.

 

• Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään Internet-lomakkeen kautta.

 

• Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

• Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

 

Rekisterin Yhdistykselle tuottaa Yhdistysavain, jolle henkilötiedot siirretään rekisterin ylläpitämiseksi. Yhdistysavain voi siirtää Henkilötietoja myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

Yhdistysavaimen tietosuojaseloste: https://www.yhdistysavain.fi/tietosuojaliite/

 

• Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Yhdistysavain voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

 

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

• Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Rekisteröidyn erotessa Yhdistyksestä Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan Yhdistyksen toimesta  1 kuukauden sisällä. Henkilötiedot poistetaan Yhdistysavaimen Järjestelmästä ja varmuuskopioista Yhdistysavaimen toimesta 6 kuukauden sisällä.

 

• Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

 

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

• Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

• Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistyksen hallituksen osoitteeseen hallitus [at] mcmoka [piste] fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Metal Club Mökä ry

PL 69, 02150 Espoo

 

• Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.03.2021.